Le ou la titulaire du poste assure la coordination des opérations de ventes (commandes, inventaires, échantillons, importations privées) et agit comme bras droit de l’équipe des ventes au quotidien. Il ou elle soutient les gestionnaires de territoire dans leurs outils, prépare les supports de ventes et de présentation, et contribue au rayonnement de nos marques par les médias sociaux et l’infolettre de notre site transactionnel. Curieux(se) et à l’aise avec la technologie, le ou la titulaire utilise l’intelligence artificielle pour simplifier et accélérer les tâches récurrentes de l’équipe.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Commandes, inventaires et échantillons
- Passer et assurer le suivi des commandes des restaurants et de la clientèle particulière et corporative, en lien avec les représentants et la SAQ.
- Gérer les inventaires des produits disponibles aux entrepôts de la SAQ et signaler les ruptures ou surplus à l’équipe.
- Passer les commandes d’importations privées (IP) auprès des producteurs et assurer le suivi des ventes IP et des produits en continu.
- Coordonner la commande, le rapatriement, la préparation et la distribution des échantillons aux représentants.
Soutien aux gestionnaires de territoire
- Agir comme personne-ressource pour les outils de vente (fichiers de suivi, CRM EZ Focus, rapports Power BI, outils de commande) : formation, dépannage et mises à jour.
- Produire et mettre à jour les rapports de ventes, tableaux de bord et analyses demandés par les gestionnaires.
- Créer et tenir à jour les fiches techniques et listes de produits destinées à l’équipe et à la clientèle.
- Concevoir des présentations PowerPoint professionnelles : revues de ventes, rencontres clients, lancements de produits et réunions d’équipe.
Rencontre des ventes hebdomadaire
- Participer à la rencontre des ventes hebdomadaire et en préparer l’ordre du jour, les données et le support visuel.
- Rédiger et diffuser le compte rendu (décisions et actions) et assurer le suivi des actions jusqu’à leur réalisation.
Commerce en ligne et infolettre
- Planifier, rédiger, monter et envoyer l’infolettre du site transactionnel selon un calendrier établi (sélection de produits, promotions, nouveautés).
- Mettre à jour les fiches produits, les prix et les promotions sur le site transactionnel.
- Suivre la performance des envois et des ventes en ligne (taux d’ouverture, clics, conversions) et proposer des améliorations.
- Assurer le suivi des commandes en ligne et de la satisfaction client.
Médias sociaux et contenu
- Planifier et publier du contenu sur les médias sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn) en appui aux priorités de ventes, en collaboration avec l’équipe marketing.
- Créer des visuels et de courts contenus (photos, vidéos, carrousels) à partir des produits, événements et visites de producteurs.
- Animer la communauté, suivre les statistiques et faire rapport sur les résultats.
- Veiller au respect de la réglementation québécoise sur la publicité des boissons alcooliques et des normes de marque des fournisseurs.
Optimisation des tâches et intelligence artificielle
- Utiliser les outils d’IA générative (ex. Microsoft Copilot) pour automatiser ou accélérer les tâches récurrentes : rapports, rédaction, synthèses, mise en forme et traitement de données.
- Repérer les tâches répétitives de l’équipe et proposer des améliorations de processus concrètes.
- Documenter les bonnes pratiques et accompagner les collègues dans l’adoption de ces outils.
Coordination et gestion des tâches quotidiennes
- Agir comme point de contact central pour les demandes des représentants, des clients et des fournisseurs, et en assurer le suivi.
- Gérer et prioriser le flux de tâches quotidiennes à l’aide d’un outil de gestion de tâches (ex. Planner, Teams).
- Coordonner la logistique des événements, dégustations et formations (lieux, produits, matériel, invitations).
EXIGENCES
- Formation postsecondaire en administration, marketing, communication, commerce ou expérience équivalente.
- Deux à trois ans d’expérience en coordination des ventes, marketing ou soutien commercial; une expérience dans le secteur du vin, des spiritueux ou de l’importation est un atout.
- Expérience en gestion de médias sociaux et en création d’infolettres (Mailchimp, Klaviyo ou plateforme équivalente).
- Expérience avec une plateforme de commerce en ligne (ex. KORK), un atout.
- Excellent français écrit; bonne maîtrise de l’anglais pour les échanges avec les producteurs et fournisseurs.
- Intérêt marqué pour le secteur vinicole et la relation client.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); connaissance de Power BI.
- Aisance avec les outils d’IA générative et curiosité pour les nouvelles technologies.
- Maîtrise des outils de création et de mise en page (Canva, Adobe InDesign/Express ou équivalent).
- Excellentes aptitudes rédactionnelles, sens de l’esthétique et du détail.
- Excellente gestion des priorités; capacité à mener plusieurs dossiers de front avec rigueur et autonomie.
- Pédagogie et patience pour soutenir des collègues dans l’utilisation des outils.
- Esprit d’équipe, sens du service et approche orientée client.
- Proactivité, sens de l’initiative et bonne gestion du stress.
