Spécialiste en logistique des ventes et marketing
Aperçu du poste
CM Labs est à la recherche d'une personne expérimentée, très organisée et minutieuse pour occuper le poste de spécialiste en logistique des ventes et marketing, en soutien à nos équipes Ventes, Marketing et Croissance des produits.
Ce rôle de coordination concret touche la logistique, la gestion des fournisseurs, le soutien aux événements, le suivi budgétaire et les opérations quotidiennes. La personne veillera à ce que les expéditions, les événements, les achats, les factures et les demandes internes soient traités de façon efficace et rigoureuse.
La personne idéale est autonome et à l'aise de gérer un large éventail de responsabilités, en communiquant clairement et en assurant le suivi de ses engagements.
Responsabilités principales
Coordination de la logistique et des fournisseurs
- Coordonner l'expédition des simulateurs entre les bureaux, pour les démonstrations, les salons professionnels et d'autres événements, notamment obtenir des soumissions, comparer les coûts, organiser le transport et préparer la documentation requise.
- Assurer la liaison avec les transporteurs, les fournisseurs et d'autres prestataires afin de coordonner les livraisons, les échéanciers, les achats et les services.
- Obtenir et comparer des soumissions pour les services événementiels, l'impression, le matériel promotionnel et d'autres achats du département.
- Coordonner les commandes de cartes professionnelles, de documentation commerciale et d'autres outils de vente et de marketing pour les collègues du département.
Soutien aux équipes Ventes, Marketing et Croissance des produits
- Coordonner la logistique des salons professionnels, des démonstrations client, des réunions de vente, des retraites internes et des activités d'équipe, y compris les réservations de transport et d'hébergement au besoin.
- Veiller à ce que le matériel, l'équipement, les livraisons et les autres éléments requis pour les événements soient organisés et prêts à temps.
- Offrir un soutien administratif et logistique quotidien aux équipes Ventes, Marketing et Croissance des produits, y compris aux membres de l'équipe de direction.
- Prendre en charge d'autres tâches opérationnelles et administratives au besoin pour assurer le bon fonctionnement des équipes.
Administration du budget et des factures
- Faire le suivi des dépenses du département et effectuer le rapprochement entre les budgets et les dépenses réelles.
- Vérifier et traiter les factures en s'assurant que les dépenses sont imputées aux bons centres de coûts et que les documents sont classés dans les dossiers appropriés.
- Tenir des registres exacts des bons de commande, des soumissions, des factures et des dépenses liées aux événements.
- Faire le suivi auprès des parties prenantes internes et des fournisseurs pour régler les écarts et favoriser le paiement dans les délais.
- Tenir à jour des fichiers de suivi Excel bien organisés et préparer des rapports de dépenses clairs et exacts.
- Coordonner le paiement des frais d'adhésion, des cotisations aux associations sectorielles et d'autres dépenses du département, en veillant à ce que les paiements soient traités correctement et à temps.
Qualifications
- Au moins 5 ans d'expérience en coordination administrative, en soutien aux opérations ou dans un rôle similaire.
- Maîtrise professionnelle complète du français et de l'anglais, avec d'excellentes habiletés de communication écrite et orale et une solide compréhension dans les deux langues.
- La connaissance de l'anglais est requise puisque le poste implique des communications quotidiennes avec nos collègues des bureaux de la Floride et de l'Utah, ainsi qu'avec des clients, des transporteurs et des fournisseurs situés à l'extérieur du Québec, notamment dans le cadre de salons professionnels et d'événements à l'international.
- Maîtrise avancée de Microsoft Excel ou de Google Sheets, notamment pour tenir des fichiers de suivi détaillés, rapprocher des dépenses et travailler avec aisance avec des budgets et des données.
- Excellent sens de l'organisation et souci du détail exceptionnel, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes, de respecter les échéances et de faire avancer plusieurs dossiers à la fois.
- Expérience en coordination de fournisseurs, en obtention de soumissions, en comparaison de coûts et en gestion de la logistique d'achat.
- Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre en charge ses dossiers, à en assurer le suivi et à résoudre des problèmes avec discernement.
- Aisance à gérer des tâches administratives récurrentes tout en s'adaptant à des priorités changeantes et à des demandes urgentes.
- Expérience dans une entreprise technologique ou un environnement interentreprises (B2B), un atout.
- Expérience en suivi budgétaire, traitement de factures, imputation aux centres de coûts, logistique d'événements et coordination d'expéditions.
Modalités de travail
Ce poste exige de travailler au bureau de Montréal ou de Laval au moins deux jours par semaine. Une présence en personne additionnelle ainsi que du travail occasionnel en dehors des heures ou des jours normaux de travail peuvent être requis selon les besoins de l'entreprise et le calendrier des événements.
Role Overview
CM Labs is looking for an experienced, highly organized and detail-oriented Sales Logistics & Marketing Specialist to support our Sales, Marketing and Product Growth teams.
This hands-on coordination role covers logistics, vendor management, event support, budget tracking and day-to-day operations. The person will ensure shipments, events, purchases, invoices and internal requests are handled efficiently and accurately.
The ideal candidate is self-sufficient and comfortable managing a wide range of responsibilities with clear communication and follow through on commitments.
Key Responsibilities
Logistics and vendor coordination
- Coordinate simulator shipments between offices, demonstrations, tradeshows and other events, including obtaining quotes, comparing costs, arranging transportation and preparing appropriate documentation
- Liaise with shipping companies, suppliers and other vendors to coordinate deliveries, timelines, purchases and services.
- Obtain and compare quotes for event services, printing, promotional materials and other departmental purchases.
- Coordinate orders for business cards, collateral and other Sales and Marketing materials for colleagues across the department.
Sales, Marketing and Product Growth support
- Coordinate logistics for trade shows, customer demonstrations, sales meetings, internal offsites and team events, including travel and hotel bookings as required.
- Ensure event materials, equipment, deliveries and other requirements are organized and ready on time.
- Provide day-to-day administrative and logistical support to the Sales, Marketing and Product Growth teams, including members of the leadership team.
- Handle other operational and administrative tasks as needed to keep the teams running efficiently.
Budget and invoice administration
- Track departmental expenses and reconcile budgets against actual spending.
- Review and process invoices, ensuring expenses are assigned to the correct cost centres and documents are saved in the appropriate folders.
- Maintain accurate records of purchase orders, quotes, invoices and event expenses.
- Follow up with internal stakeholders and vendors to resolve discrepancies and support timely payment.
- Maintain organized Excel trackers and prepare clear, accurate expense reports.
- Coordinate payments for membership fees, industry associations and other departmental expenses, ensuring payments are processed accurately and on time.
Qualifications
- At least 5 years of experience in administrative coordination, operations support or a similar role.
- Full professional fluency in English and French, with excellent written and spoken communication skills and strong comprehension in both languages.
- Advanced Microsoft Excel and/or Google Sheets skills, including maintaining detailed trackers, reconciling expenses and working confidently with budgets and data.
- Strong organizational skills and exceptional attention to detail, with the ability to manage competing priorities, meet deadlines and keep multiple tasks moving.
- Experience coordinating vendors, obtaining quotes, comparing costs and managing purchasing logistics.
- Proven ability to work independently, take ownership of tasks, follow through and solve problems using sound judgment.
- Comfortable handling recurring administrative responsibilities while adapting to changing priorities and time-sensitive requests.
- Experience in a technology company or B2B environment is an asset.
- Experience with budget tracking, invoice processing, cost centre allocation, event logistics and shipping coordination.
Working Arrangements This position requires working from the Montréal or Laval office at least two days per week, with additional in-person attendance and occasional work outside core business hours and/or days as required by business needs and event schedules.
