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Faculté des sciences
Département de chimie
Résumé Du Poste
Sous la direction de l’Agente administrative, la personne occupant le poste de Superviseur(e) du conseil aux étudiants est responsable de l’administration et de la prestation des services liés aux affaires étudiantes pour les personnes étudiantes de premier cycle et des cycles supérieurs du Département de chimie. La personne titulaire offre orientation et soutien à la population étudiante, supervise le personnel de soutien, collabore avec le corps professoral et les partenaires de l’Université, et veille à l’administration efficace des activités académiques et étudiantes du département.
Pour en savoir plus sur le département de chimie.
Principales Responsabilités
- Assurer la planification et la mise en œuvre des activités liées aux affaires étudiantes du Département de chimie. Offrir la formation et l’orientation aux nouvelles personnes étudiantes des cycles supérieurs. Superviser les initiatives de planification des horaires des programmes de premier cycle et des cycles supérieurs.
- Superviser le personnel de soutien. Planifier, organiser et répartir le travail du personnel conformément aux objectifs du département et en assurer le suivi. Gérer les présences et les absences du personnel sous sa responsabilité et agir à titre de personne remplaçante de l’Agente administrative pour le personnel non académique.
- Participer aux comités liés aux affaires étudiantes et agir comme personne-ressource auprès du Bureau des études supérieures (GPS), des Services aux étudiants, de la Faculté des sciences et du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants (SSAO).
- Superviser et résoudre les dossiers complexes liés aux affaires étudiantes, notamment les transferts et reconnaissances de crédits, les dépôts de thèse, les soutenances de doctorat, les examens de synthèse, les notes, les échecs, les vérifications du cheminement académique, les activités de collation des grades et les exigences de programme. Collaborer étroitement avec la direction des programmes d’études supérieures et la direction des programmes de premier cycle.
- Concevoir et mettre en œuvre des programmes de recrutement et d’accueil destinés aux nouvelles personnes étudiantes des cycles supérieurs. Assurer la coordination de la participation du département aux activités universitaires de recrutement et d’information.
- Déterminer l’admissibilité des personnes candidates provenant de divers horizons; compiler les dossiers de candidature; participer à leur évaluation; effectuer les calculs de moyenne cumulative (CGPA); préparer les offres d’admission ou les lettres de refus; veiller au respect de toutes les conditions d’admission.
- Embaucher les auxiliaires d’enseignement (AE) et les affecter aux laboratoires et aux cours de premier cycle conformément aux dispositions de la convention collective de l’AGSEM et aux effectifs étudiants. Traiter les nominations dans Workday. Assurer la soumission des formulaires de charge de travail et d’évaluation du rendement des auxiliaires d’enseignement et veiller à leur conformité avec la convention collective.
- Veiller à ce que toutes les exigences des programmes soient remplies et formuler les recommandations relatives à l’octroi des diplômes dans les délais prescrits.
- Financement et bourses: veiller à ce que chaque personne étudiante reçoive le financement garanti auquel elle a droit; superviser les situations complexes relatives à l’aide financière et aux bourses; accompagner les étudiantes et étudiants dans leurs demandes de bourses et de prix départementaux; traiter les demandes de bourses et autres distinctions destinées aux personnes étudiantes des cycles supérieurs ainsi qu’à certaines personnes étudiantes de premier cycle et aux stagiaires postdoctoraux; superviser l’attribution du soutien financier du GPS et de la Faculté.
- Conseiller les étudiantes et étudiants relativement à leur cheminement académique, au choix de cours et aux échéances associées aux thèses. Les informer des options possibles pour l’achèvement de leur programme ou de leur diplôme. Les orienter vers les ressources universitaires appropriées (par exemple les services de santé et de mieux-être, les services médicaux ou l’aide financière).
- Représenter le département au sein des comités universitaires liés aux études supérieures (admissions, recrutement, bourses).
- Élaborer et tenir à jour des rapports précis sur les activités étudiantes du département (inscriptions aux cours, statistiques d’admission, inscriptions aux programmes, budgets, etc.). Répondre aux demandes d’information et produire des rapports pour la direction des programmes d’études supérieures, la direction des programmes de premier cycle, la direction du département, l’Agente administrative et la Faculté des sciences.
- Agir à titre de personne remplaçante de l’Agente administrative.
- Réaliser tout projet spécial confié par la direction.
- Note: La personne titulaire pourrait être appelée à travailler en soirée ou la fin de semaine dans le cadre de journées portes ouvertes ou d’autres événements.
Vos Atouts
- Bilinguisme; excellentes aptitudes de communication orale et écrite en français et en anglais.
- Expérience dans le milieu universitaire, particulièrement dans le domaine des affaires étudiantes, considérée comme un atout. Une expérience en supervision constitue également un atout.
- Capacité démontrée à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les étudiantes et étudiants, le corps professoral et le personnel.
- Solides compétences en leadership, avec la capacité de motiver, guider et soutenir le personnel tout en favorisant un environnement collaboratif et centré sur la réussite étudiante.
- Capacité à communiquer de l’information académique complexe de façon claire et empathique à une population étudiante diversifiée.
- Excellent jugement et fortes aptitudes en résolution de problèmes; capacité d’analyser des situations étudiantes complexes et de fournir des conseils éclairés.
- Sens aigu de l’organisation, avec la capacité de gérer plusieurs priorités, de respecter les échéanciers et de maintenir un haut niveau de précision sous pression.
- Discrétion et professionnalisme, avec la capacité de traiter des renseignements sensibles ou confidentiels de manière appropriée.
- Approche axée sur le service, engagée envers la réussite académique et personnelle des étudiantes et étudiants.
- Esprit d’initiative et capacité d’adaptation; aptitude à travailler de façon autonome et à améliorer proactivement les processus de conseil.
- Maîtrise de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel). La connaissance de Minerva, Banner et Workday constitue un atout.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
Baccalauréat 3 ans Expérience connexe avec DEC III / DEC III 1 an Expérience connexe avec un diplôme universitaire de premier cycle
Salaire Annuel
(MPEX – Classe 03) $63,350.00 - $74,530.00 - $85,710.00
Profil D'emploi
MPEX-SAF1D - Affaires étudiantes – Professionnel 1 (exclu)
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Conseiller administratif
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date Limite Pour Postuler
2026-11-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
